Integritetspolicy

Funderar du på hur vi hanterar dina personuppgifter? Det är viktigt för oss att du vet hur vi hantera och lagra data om dig och att du vet att vi gör det på ett lagligt och pålitligt sätt. Vi värnar alltid om din integritet och det är viktigt för oss att vi har ditt förtroende att hantera dina personuppgifter.

Det här är vår integritetspolicy och en beskrivning hur vi hanterar personuppgifter.

Allmänt

Legacy AB (Legacy) behandlar personuppgifter (data) i enlighet med Dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation) och i denna Integritetspolicy redogör vi närmare för hur Legacy behandlar de personuppgifter som registrerats. Personuppgiftsansvarig är Legacy som utför registreringen. Kontaktinformation finns i slutet av detta dokument.

Olika data vi samlar in och hur vi hanterar den

Data vi samlar in kan vara av olika karaktär beroende på vilken tjänst du använder och vilket avtal vi har med varandra. Insamlade data behövs för att kunna ge dig bästa tänkbara service, en bra kundupplevelse och för att vi ska kunna erbjuda rätt tjänster och anpassade erbjudanden.

Vilken typ av data samlar vi in

Följande data samlar vi in om dig:

Kunddata

Kunddata är uppgifter vi behöver för att kunna leverera den tjänst vi kommit överens om. Kunddata är normalt av typ namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Insamlat data kan även vara information om tjänster som är kopplade till dig som beställningar, användar-id och lösenord. En personuppgift kan även vara en bild kopplad till dig. I vissa fall samlas även annan kundspecifika data in som vi behöver för att kunna leverera rätt tjänst till dig.

Elektroniska loggfiler och data

Elektroniska loggfiler och data är information som är kopplade till händelser som sker när du använder våra tjänster. Sådana data kan exempelvis vara mobil datatrafik eller data i samband med utbildningar eller möten. I denna typ av data kan det förekomma personuppgifter i form av namn, telefonnummer, användar-id, IP-nummer, bilder, videoklipp och liknade.

Elektroniska loggfiler och data kan även vara data från vår webbplats och andra digitala kanaler. Insamlandet av sådan data sker för att erbjuda dig en bättre upplevelse när du besöker våra digitala kanaler och för att samla in statistik för att utveckla våra tjänster. I denna typ av data kan det förekomma personuppgifter i form av namn, adress, telefonnummer, e-postadress, användar-id och liknande.

Behandling av personuppgifter vid grundutredning för säkerhetskänslig verksamhet

Legacy genomför grundutredningar och bakgrundskontroller på uppdrag av kunder inom både offentlig och privat sektor för att möjliggöra sakliga och rättssäkra bedömningar vid exempelvis rekrytering eller säkerhetsprövning. De uppgifter som behandlas kan omfatta identitets-, utbildnings- och anställningsuppgifter samt, i vissa fall, uppgifter om lagöverträdelser som inhämtas från offentliga och tillförlitliga källor.

Behandling av uppgifter som rör lagöverträdelser sker endast när det är nödvändigt och lagligt enligt dataskyddsförordningen (artikel 10), dataskyddslagen (3 kap. 8–9 §§) och säkerhetsskyddslagstiftningen. Legacy följer Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) riktlinjer och får endast behandla dessa uppgifter när det finns uttryckligt stöd i lag eller beviljat tillstånd. All behandling sker enligt principerna om uppgiftsminimering, ändamålsbegränsning och lagringsminimering, och uppgifterna raderas när syftet upphör.

Vilken typ av data samlar vi inte in

Vi samlar aldrig medvetet in känsliga personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening eller uppgifter som rör hälsa eller sexualliv.

Vi samlar aldrig medvetet in personuppgifter från barn under 16 år. Om du är förälder till ett barn under 16 år och du blir medveten om att ditt barn har lämnat personuppgifter till oss vänligen kontakta oss så att vi kan ta bort uppgiften.

Hur samlar vi in data

Vi samlar in data på följande sätt:

• Vi samlar in data som du lämnar till oss muntligen, via e-post, via webb och liknande
• Elektroniska loggfiler och data samlas automatiskt in när du använder våra tjänster
• Vi kan samla in data från andra externa källor som exempelvis publikt tillgängliga personregister och andra register som används för exempelvis kreditbedömning
• Vi kan samla in data som skapas när du använder av våra marknadsplatser och digitala kanaler (cookies och annan information).

När får vi samla in data

I lagstiftningen framgår det tydligt att det måste finnas en så kallad ”rättslig grund” för att hantera personuppgifter. Det betyder att minst ett av följande villkor måste vara uppfyllt för att vi ska få hantera dina personuppgifter:

Avtal Uppgifterna behövs för att vi ska kunna fullgöra ett avtal vi har med dig (eller för att kunna fullgöra ett avtal där du avser att bli part). Det gäller exempelvis när du är kund till oss eller att du har begärt in en offert, en prisuppgift eller liknande från oss.

Rättslig förpliktelse Uppgifterna behövs för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse. Detta gäller exempelvis uppgifter som behövs för att uppfylla bokföringslagen och liknande.

Intresseavvägning Uppgifterna behövs för att vi ska kunna kommunicera med dig för att informera om våra tjänster och om händelser som kan vara i ditt intresse. Detta kallas intresseavvägning. Här krävs att vår hantering av personuppgifter anses nödvändig för ett berättigat intresse (att kunna kommunicera med dig) och att ditt intresse att skydda dina personuppgifter inte väger tyngre. Du kan alltid invända mot denna hantering.

Samtycke Ett samtycke är också en rättslig grund för hantering av personuppgifter. För att ett samtycke ska bli giltigt krävs att du gör en aktiv handling för att godkänna samtycket. Exempel på sådant aktiv handling kan vara att du bekräftar en prenumeration på ett nyhetsbrev genom att kryssa i en ruta på webben, att du fyller i uppgifter i ett webbformulär, att du ber om information via e-post, att du svarar ja på en direkt fråga om vi ska skicka information till dig, att du delar med dig av ett visitkort eller liknande. Inga i förväg ikryssade ”Jag godkänner” rutor accepteras som samtycke. Du kan alltid, när som helst, dra tillbaka ett samtycke.

Hur länge sparar vi data

Hur länge vi sparar data beror på typ av data, vad ändamålet att spara data är och vilka skyldigheter vi har enligt lag.

• Kunddata sparas så länge du har ett avtal med oss, eller så länge det finns en aktiv kundrelation med oss, och därefter i 24 månader. I de fall du inte uttryckligen har avslutat avtalet med oss löper kundrelationen så länge du på något sätt interagerar med oss genom personlig kontakt, via telefon, via e-post, via web eller liknande under de senaste fem åren. Undantag görs för data som måste sparas i enlighet med bokföringslag eller annan lag.
• Elektroniska loggfiler och data från våra webbplatser och andra digitala kanaler sparas bara tills syftet med insamlandet har uppfyllts. Normalt sparas denna typ av data och statistik i max 24 månader men tiden kan variera beroende på syfte och mål med insamlandet. Elektroniska loggfiler och data från mobil datatrafik sparas så länge du är kund hos oss och därefter i minst 24 månader. Undantag görs för data som måste sparas i enlighet med bokföringslag eller annan lag.

Till vem kan vi komma att lämna ut din data

Personuppgifter kan behandlas både av den personuppgiftsansvarige, företaget som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad de ska användas till, men uppgifterna kan även behandlas av en tredje part, vilken kallas personuppgiftsbiträde.

Överföring till tredje land

En överföring till tredje land är när personuppgifter som behandlas i ett EU- eller EES-land görs tillgängliga i ett land utanför EU/EES-området. Om vi överför din data till en leverantör i ett tredje land, vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder och säkerställer att överförd data hanteras enligt gällande lag.

Myndigheter

Vi är skyldiga att på en myndighetsbegäran lämna ut den data som följer av beslutet.

Övriga

Om du har lämnat ditt samtycke kan vi även i andra fall komma att lämna ut din data till företag, organisationer eller personer utanför det egna bolaget.

Hur skyddar vi din data

En viktig del är att skydda data, dokumentation och våra kunders integritet. Vårt säkerhetsarbete omfattar förutom ett starkt skydd i våra lokaler även skyddet i vår IT-infrastruktur. För att förebygga, förhindra och upptäcka att data sprids till utomstående eller att data går förlorad ägnas särskild uppmärksamhet åt informationssäkerhet.

Dina rättigheter

Vi har krav på oss att information om dina rättigheter och om hur vi hanterar dina data ska finnas lätt tillgängliga och beskrivas på ett klart och tydligt sätt. Här beskriver vi steg-för-steg dina rättigheter.

Rätt till information

Du kan kostnadsfritt (en gång per år) begära ett registerutdrag som visar vilken typ av data som finns registrerad om dig. Här finns det krav på att informationen vi lämnar ut ska vara i skriftlig form (vilket kan vara i elektronisk form) och den ska lämnas i ett tydligt och enkelt språk.

Vi ska besvara dina önskemål utan onödigt dröjsmål (normalt inom en månad) och om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, ska vi lämna en motivering till varför. För att säkerställa att vi inte lämnar ut information till obehörig lämnas information enbart ut efter identifiering.

Rätt till rättelse

Du har rätt att få din data rättad och kompletterad med relevanta uppgifter om du anser att den data vi har är felaktig eller otillräcklig. Om data har lämnats till underleverantör eller liknande kommer vi att informera dessa efter att data har rättats. Undantag gör om det skulle visa sig omöjligt eller innebära en alltför betungande insats. Du har alltid rätt att begära information om till vem uppgifterna har lämnats ut.

Rätt till radering

Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få data raderad. Undantag görs för data som måste sparas i enlighet med bokföringslag eller annan lag. Du kan begära att data om dig raderas om någon av följande förutsättningar gäller:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de behandlats för
• Om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar detta
• Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas
• Om du motsätter dig den databehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse
• Om data inte har behandlats enligt lag
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet

Rätt till begränsning

Du har rätt att begära en tillfällig begränsning av behandling av din data. Med begränsning menas att uppgifterna markeras på så sätt att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Behandlingen kan begränsas i följande situationer:

• När du anser att din data inte är korrekt och du begärt rättelse hos oss. Du kan då begära att vi begränsar behandlingen av din data under den tid som vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta
• När databehandlingen är olaglig men du motsätter dig att din data raderas och i stället begär en begränsning av användningen
• Om vi inte längre behöver din data för ändamålen med vår behandling men du behöver din data för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
• Om du gjort en invändning mot vår behandling av din data kan du begära att vår användning begränsas under den tid som utredningen pågår

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få ut din data så att den kan användas på annat håll till exempel hos en annan leverantör. Vi är skyldiga att underlätta en sådan förflyttning och vi ska tillhandahålla det data du överlämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, exempelvis en textfil eller liknande.

Du kan begära dataportabilitet i de fall vi behandlar din data efter ett samtycke eller när vi behandlar din data på grund av att det finns ett avtal med dig. Däremot gäller inte rätten till dataportabilitet om vi behandlar uppgifterna dessa på grund av en intresseavvägning eller en rättlig förpliktelse.

För förtydligande av samtycke, avtal, intresseavvägning och rättslig förpliktelse se avsnittet ”När får vi samla in data” ovan.

Rätt till invändning

Om vi behandlar din data genom en intresseavvägning har du alltid rätt att göra invändningar mot vår behandling. Du behöver då specificera vilken behandling du invänder dig mot och vi måste då sluta att behandla din data eller visa att det finns berättigade skäl till att uppgifterna måste behandlas.

Om din data används för direktmarknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen. Görs en sådan invändning mot direktmarknadsföring, får uppgifterna inte längre behandlas för det ändamålet.

Att lämna in ett klagomål

Om du anser att vi behandlar din data i strid med gällande regelverk, ber vi dig kontakta oss snarast möjligt så att vi kan rätta till den felaktiga behandlingen. Du kan också lämna in ett klagomål till Datainspektionen som då bedömer om en tillsyn ska göras.

Skadestånd

Om du lidit skada till följd av att din data har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan du ha rätt till skadestånd från den personuppgiftsansvariga eller från personuppgiftebiträdet som medverkat vid behandlingen.

Ett personuppgiftsbiträde kan bli skadeståndsansvarigt om denne har brutit mot de bestämmelser som specifikt riktar sig till biträden eller har behandlat dina data i strid med den personuppgiftsansvariges instruktioner.

Om du lidit skada kan du även väcka skadeståndstalan i domstol.

Kontaktuppgifter

Denna integritetspolicy gäller för Legacy och det är Legacy som är personuppgiftsansvarig och som ansvarar för behandlingen av data. Om du vill radera data, ändra data, komplettera data, göra en invändning hur vi hanterar data eller bara har frågor eller funderingar kring hur vi behandlar dina data kontaktar du den personuppgiftsansvarige på Legacy nedan:

Legacy AB, Västerbrogatan 8A, 503 30 Borås. E-post: info@legacyab.se. Org.nr: 556856-4495